Planung und Vorbereitung von Konferenzen und Tagungen

Völlig unabhängig von Thematik oder Anlass einer Konferenz oder eines großen Kongresses gibt es immer eine Reihe von Punkten, die bei der Organisation eines solchen, meist größeren und mehrtägigen, Events beachtet werden müssen.

Planungsschritte und zu beachtende Punkte im Vorfeld der Veranstaltung

Im Vorfeld sollten natürlich das entsprechende Thema und auch die Zielsetzung der Veranstaltung klar abgesteckt sein, denn nur so lassen sich die weiteren Punkte entsprechend planen.

Bei firmeninternen Konferenzen sollte abgeklärt werden, welche Personen auf jeden Fall anwesend sein müssen und welche Mitarbeiter mit einbezogen werden – umfasst die Konferenz das ganze Unternehmen oder nur bestimmte Leitungs- bzw. Management – Ebenen?

Nachdem der Personenkreis abgesteckt worden ist, ergibt sich daraus auch die Größe des benötigten Konferenzraumes bzw. Tagungsortes. Beachten Sie, insbesondere bei Unternehmen mit mehreren Niederlassungen, dass der Veranstaltungsort strategisch günstig liegen sollte, um die Anreise für alle Teilnehmer möglichst einfach zu gestalten. Zusätzlich sollten bei mehrtägigen Events ausreichend Übernachtungsmöglichkeiten in der näheren Umgebung vorhanden sein.

Reservieren Sie nach Buchung der Location im Voraus eine entsprechende Anzahl Zimmer in umliegenden Hotels, auch wenn Sie noch keine detaillierten Angaben zur genauen Teilnehmerzahl haben.

Nachdem nun die Rahmenbedingungen geschaffen sind, geht es an die punktgenaue Planung des fachlichen Teiles: Listen Sie die anzusprechenden Punkte und Themen der Konferenz auf, überlegen, wer zu welchem Thema referieren sollte und verteilen die Aufgaben entsprechend bzw. laden Sie eventuelle Gastreferenten rechtzeitig zu Ihrer Veranstaltung ein und klären Sie deren Verfügbarkeit.

Wichtig ist ebenfalls die Frage, welche technische Ausstattung benötigt wird: Angefangen bei der Tonanlage über Flipchart, Mikrofone bis hin zum Beamer sollte alles vorhanden und einsatzbereit sein. Viele Tagungsorte stellen ihren Gästen dieses Equipment bereits vor Ort zur Verfügung, so dass zusätzliche Mietkosten und Organisation wegfallen bzw. minimiert werden können.

Neben der technischen Ausstattung ist auch die Versorgung aller Teilnehmer mit allen relevanten Druckprodukten wichtig. Geben sie Broschüren und andere Schriftstücke zeitnah zum Druck und lassen Sie direkt zum Ort der Tagung liefern. Wichtige Headlines könnten Sie zur Unterstreichung als Wandtattoo an der Wand im Versanstaltungssaal platzieren um die Kernbotschaft unmittelbar zu präsentieren. Natürlich sollten Sie im Vorfeld abklären, ob Wandtattoos vom Versanstalter gestattet sind und die Wände hierfür geeignet sind. Professionelle Tagungsstätten sorgen im Vorfeld der Konferenz für die entsprechende Verteilung der Unterlagen und Anbringung der Wandbeschriftungen per Wandtattoo.
Eines der wichtigsten Druckprodukte sind natürlich die Einladungen, die so rechtzeitig verschickt werden müssen, dass alle Teilnehmer ausreichend Zeit haben, Termine entsprechend zu planen. Neben der Einladung sollte dem Schreiben auch ein Formular beiliegen, mit dessen Hilfe eventuelle Übernachtungswünsche, Hinweise zu Anreise und Abreise und auch Mitteilung zu speziellen Wünschen bezüglich Essen und Getränken angegeben werden können. Bitten Sie um zeitnahe Rücksendung dieser Auskunft, um besser planen zu können.

Nachdem Sie die oben genannten Informationen erhalten haben, können sie mit dem Eventplaner des Tagungsortes den genauen Ablauf, Pausen, Snacks, Mahlzeiten und Versorgung mit Getränken für die Teilnehmer planen.

Nicht zuletzt sollten Sie überlegen, ob Sie für die Teilnehmer zum Abschluss der Konferenz kleine Geschenke oder Give-Aways bereithalten, um die Veranstaltung mit einem positiven Abschluss zu krönen. Wer originelle Geschenkideen präsentiert, der zeigt den Besuchern damit gleichzeitig, dass er kreativ ist. Oftmals bleiben solche Aufmerksamkeiten für lange Zeit in Erinnerung und werden nicht achtlos weggeworfen, wie dies mit Flyern oder Infomaterial häufig geschieht.
Es ist ratsam, darauf zu achten, dass auch dem entsprechenden Geschenk ein entsprechender Aufdruck zu finden ist, die für die Widererkennung sorgt.

Wichtige Punkte während der Veranstaltung

Wichtig ist es, Ihren Konferenzteilnehmern eine ausreichende Zahl an umfassend informierten Kräften zur Seite zu stellen, die Fragen zu Hotelreservierungen, Abläufen, etc. beantworten und klären können, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Sorgen Sie kurz vor Veranstaltungsbeginn dafür, dass alle wichtigen Details , sowohl technische wie in etwa die Sprechanlage am Rednerpult, als auch organisatorische wie z.B. die Bestuhlung, noch einmal gecheckt und auf ihre Funktion überprüft werden, so dass keine bösen Überraschungen auf Sie warten.

Wichtig ist es, auf eventuelle Mängel direkt hinzuweisen, so dass diese vom Personal des Tagungsortes zeitnah behoben werden können.

Das Rahmenprogramm Ihrer Konferenz

Natürlich ist die Aufnahmefähigkeit Ihrer Konferenzsteilnehmer begrenzt und neben entsprechenden Pausen ist auch ein interessantes Rahmenprogramm nicht ganz unwichtig.

Wie dieses Programm sich gestaltet, das bleibt Ihnen überlassen und hängt natürlich stark von Alter und Interessen der Teilnehmer und auch von den Gegebenheiten am Veranstaltungsort ab.