Technische Ausstattung und Vorbereitung bei Konferenzen

Reibungslose Konferenzen setzen immer einen genauen Ablauf und vor allem eine intensive Vorbereitung voraus.

Mitunter die umfangreichste Vorbereitung liegt in der Technik, womöglich weil hier auch immer eine gewisse Schwierigkeit und Unberechenbarkeit mit sich bringt. Der Ablauf einer Konferenz basiert auf einer Präsentation, die mit technischen Hilfsmitteln, wie beispielsweise  Computenr, Mikrofonen und Beamer, geleitet wird.

Die meisten Konferenzräume bieten ein solches Equipment schon im Voraus an, so dass im Normalfall zusätzliche Probleme erst gar nicht auftreten können und in diesem Punkt kein Mehraufwand in der Organisation entsteht.

Mögliche technische Probleme

Jedoch trügt auch hier der Schein:

Gleich zu Anfang kann es schon zu technischen Schwierigkeiten kommen, wenn z.B. die Tonanlage auf die Lautstärke und Intensität des entsprechenden Sprechers nicht abgestimmt worden ist.
Somit muss auch hier ein Soundcheck schon im Voraus eingeplant und durchgeführt werden. Achten Sie auch darauf, dass die Anlage genau auf den Raum eingestellt ist. Es soll durchaus schon einmal vorgekommen sein, dass in Nebensäälen in Hotels eine Hochzeit gleichzeitig stattgefunden hat und die Mikrofonanlage lustige Hochzeitsspiele in die Konferenz eingespielt hat. Solch ein Faux-Pas wie bei den Hochzeitsspielen sollte natürlich schon im Vorfeld vermieden werden.

Außerdem wird der Typ des Mikrofons auf die jeweilige Präsentation abgestimmt. So ist ein Schnurlos-Mikrofon die geeignete Variante für Konferenzen, in denen der Vorträger an der Leinwand aufzeigt und sich mehr bewegt, während ein Standmikrofon bei ruhigeren Präsentationen von Vorteil ist, da hier die Sprechlautstärke regulierbar ist.   Hierbei muss sich der Redner mit dem Team schon vor der Konferenz absprechen und seine Vorlieben äußern.

Ein weiterer wunder Punkt ist die Verbindung von Computer zu Beamer. Ist nicht bereits ein Laptop vorhanden, kann es bei der Verbindung des mitgebrachten PC zum Beamer zu Komplikationen kommen.
So spielt zum einen das Betriebssystem eine große Rolle. Während die meisten Beamer unter Windows installiert wurden, kann es beim Gebrauch eines Mac zu einem Totalausfall oder keiner Reaktion kommen.
Des Weiteren benötigt man bei der letzteren Variante ein spezielles Verbindungskabel, das auch nicht immer vorhanden ist.  Denken Sie also daran, diese Gegebenheiten im Vorfeld abzuklären.

Auch das Vorhandensein von Mehrfachsteckdosen, Zeigestöcken und auch der Leinwand muss gewährleistet sein. All diese Faktoren spielen eine große Rolle bei der Planung einer Konferenz und selbst wenn die Vorbereitungen sehr intensiv und genau durchgeführt wurden, kann es immer wieder zu Komplikationen kommen.